Transformeren in regio Eemland

Hoe wij met Samen Sterker Eemland werkten aan een gedragen transformatieplan

Net als andere regio’s in Nederland kampt regio Eemland met uitdagingen op het gebied van vergrijzing, arbeidsmarktkrapte en een toenemende zorgvraag. Om de zorg toekomstbestendig te houden is samenwerking tussen de domeinen noodzakelijk. Deze samenwerking is geborgd in een netwerk van zorg- en welzijnspartijen in de regio: Samen Sterker Eemland (Samen Sterker). Huisartsen, ziekenhuizen, ggz-instellingen, VVT-organisaties, gemeenten en de zorgverzekeraar maken deel uit van dit netwerk. Het netwerk werkt met een regioplan dat de basis vormt voor het samen beter en toekomstbestendig organiseren van zorg.

Van losse themaplannen naar één gedragen koers

Voor de uitvoer van het regioplan zijn IZA transformatiemiddelen nodig. Programmamanager Willemien de Graaf, die begin 2024 startte bij Samen Sterker Eemland, is verantwoordelijk voor deze transformatie-aanvraag. Een complexe klus, want hoe schrijf je in korte tijd een breed gedragen aanvraag voor een groot en divers netwerk? En vooral: hoe borg je vervolgens dat de plannen in de aanvraag ook echt uitvoerbaar zijn?

Samen Sterker Eemland begon met het schrijven van snelle toetsen op vijf zorginhoudelijke thema’s. Het initiële plan was om voor elk van de thema’s een eigen transformatieplan te schrijven. Naarmate het proces vorderde, werd snel duidelijk dat er veel overlap was. Er was behoefte aan een integrale aanpak.

Willemien: “We hadden al goede initiatieven, maar misten de samenhang en een duidelijke route naar implementatie. Daarom besloten we om te werken aan één transformatieplan met daarin de verschillende thema’s.”

Tijdens het samenvoegen van de snelle toetsen naar één plan werd kennis en ervaring in het opstellen van transformatieplannen gemist. Denk aan kennis over het aanvraagproces en de specifieke vereisten voor de aanvraag:

• hoe concretiseer je de verwachte impact?
• hoe stel je goede KPI’s op?
• hoe kom je tot een goede businesscase?

Om te kunnen versnellen schakelde Samen Sterker Allegro Medical in om het schrijven van het transformatieplan te begeleiden, en vooral ook initiatieven te helpen concretiseren en vertalen naar één transformatieplan. Willemien koos bewust voor Allegro Medical: 

“Het contact was prettig en gelijkwaardig. We wilden zelf de regie houden en Allegro begreep dat. De adviseurs van Allegro namen ons werk niet over, maar wilden ons versterken.”

De Allegro aanpak: structuur, snelheid en draagvlak

Er was al veel werk verricht, maar er was behoefte aan een expert die kon ondersteunen en adviseren bij het opstellen van de maatschappelijke businesscase. Samen met de verantwoordelijke projectleiders, themamanagers en themagroepen van Samen Sterker Eemland.  De zorgprofessionals brachten de inhoud, Allegro de duidelijke en eenduidige aanpak. Willemien was als programmamanager verantwoordelijk voor het verbinden en betrokken houden van alle partijen binnen en buiten het programma. In de aanpak stonden de volgende elementen centraal:

In de eerste plaats een sprintaanpak die voor ieder thema identiek was qua aanpak en doorlooptijd. Deze aanpak hielp om het project versnellen; de eenduidige aanpak tussen de thema’s hielp daarnaast te structureren en verbinding te brengen. Per sprint stelde Allegro Medical concrete, behapbare resultaten vast, formuleerde de doelen daarbij en de op te leveren producten. Zo werkten alle betrokkenen binnen een themagroep in vier sprints stapsgewijs toe naar een samenhangende set aan KPI’s voor het thema en een eenduidige uitvoerstrategie. Deze strategie werd vervolgens opgenomen in het transformatieplan.

“Elke sprint had een concreet doel en een deadline. Dit hielp enorm om focus te houden en daadwerkelijk voortgang te boeken, in plaats van dat plannen bleven hangen in abstracte discussies.” – Yoella van Alderwegen, zorgvernieuwer bij Allegro Medical

Willemien: “Ik was benieuwd wat zo’n sprint zou opleveren. Maar het werkte echt: duidelijke kaders, ruimte voor inhoud en een ritme waardoor iedereen betrokken bleef.”

In de tweede plaats: de zorgprofessionals in de lead op de inhoud. Daarbij waren de themamanagers in de lead voor het proces en Allegro was in de lead voor de aanpak. Allegro ondersteunde en coachte de zorgprofessionals, themamanagers en de projectleiders bij het vertalen van de goede ideeën vanuit de thema- en projectgroepen naar concrete innovatieprojecten.  Zo konden inhoudelijke experts hun kennis inzetten binnen de door Allegro neergezette aanpak.

Het derde element was het denken vanuit usecases: van abstract naar concreet. Elke themagroep stelde  de vraag: ‘Wat gaan we doen? Voor wie doen we dat? En wat levert het concreet op?’ Het leek soms uitdagend om een concrete impact voor de toekomst te bepalen, maar door klein te beginnen en steeds te vertalen naar een opgeschaald idee, bleef toch iedereen betrokken en staat iedereen nu achter de doelen van het plan.

“We zijn van ‘voor iedereen’ naar ‘voor deze patiënt, in deze situatie’ gegaan. Dat maakt alles werkbaar.” – Yoella van Alderwegen, zorgvernieuwer bij Allegro Medical

Willemien had als programmamanager een sleutelrol voor het netwerk zelf. De themamanagers en projectleiders waren verantwoordelijk voor de themagroepen en hadden die rol voor het inhoudelijke deel.

“Willemien hield met haar politieke voelsprieten, ervaring in het publieke domein en als persoonlijke betrokkenheid het netwerk bij elkaar, Allegro hield koers. Die combinatie was ijzersterk.” – Kim Verheij, partner bij Allegro Medical

Eén integraal, uitvoerbaar, transformatieplan

Dankzij de gezamenlijke aanpak ontstond er al snel samenhang. Alle kennis werd vertaald en gebundeld in eenzelfde taal. Het plan en de regionale impact werden direct duidelijk. In vier maanden lag er een goede basis voor een integraal transformatieplan, opgebouwd uit thematische hoofdstukken. Geen abstract document, maar een plan met concrete KPI’s, doelen en een maatschappelijke businesscase. De belangrijkste opbrengsten van de samenwerking?

• Van vijf losse snelle toetsen naar één transformatieplan met samenhang tussen de verschillende thema’s;
• Een haalbare uitvoerstrategie om snel over te gaan tot implementatie en bij te sturen waar nodig;
• Draagvlak en eigenaarschap onder professionals;
• Alle stakeholders zijn betrokken en aangehaakt.

Kim: “Door alle losse plannen op één lijn te brengen en met dezelfde KPI’s te werken, konden we niet alleen een sterkere impact aantonen, maar ook de uitvoerbaarheid verbeteren.”

Inmiddels is het transformatieplan ingediend bij zorgverzekeraars. Een aantal usecases uit het plan is opgestart middels voorfinanciering vanuit Samen Sterker.

Wat nemen we mee uit deze opdracht?

Wat nemen we mee naar een volgend project?

• Sprintmatig werken helpt om te versnellen, door in korte tijd naar haalbare resultaten te werken;
• Draagvlak bij en vertrouwen tussen alle betrokkenen vraagt tijd (iedereen meenemen) én tempo (aan de slag gaan): een goede balans tussen beiden is cruciaal;
• Het helpt enorm om na te denken over de beoogde effecten per usecase en zo te kiezen uit de meest haalbare innovaties.
• KPI’s en een duidelijk uitvoer-en implementatie strategie dragen bij aan een haalbaar transformatieplan .

“Door van tevoren de impact en benodigde capaciteit te berekenen, creëer je realistische verwachtingen én meer draagvlak,” – Yoella van Alderwegen, adviseur bij Allegro Medical 

Hulp nodig bij realiseren van zorgtransformatie en het behalen van kpi’s?