Spraakgestuurd rapporteren: minder administratie, meer tijd voor zorg

Hoe Fivoor en GGz Centraal met AI de administratieve last verlagen en werkplezier verhogen

De uitdaging

Behandelaren in de forensische psychiatrie besteden veel tijd aan gesprekken met patiënten. Het nadeel? Al die gesprekken moeten achteraf nauwkeurig worden vastgelegd in het dossier. Dit kost veel tijd en verhoogt de werkdruk, waardoor er minder ruimte overblijft voor directe zorg.

Bij Fivoor, een organisatie voor forensische en intensieve psychiatrie, was de vraag helder: “Hoe kunnen we de administratieve last verminderen met behulp van AI?” Onze projectleider Nathan Fopma ging samen met Fivoor aan de slag om deze brede vraag om te zetten in een concrete, werkbare oplossing.

De aanpak: klein beginnen, slim opschalen

We begonnen met het verhelderen van de vraag: wat is de verandering precies, en voor wie geldt deze? In gesprek met zorgprofessionals identificeerden we het meest veelbelovende startpunt: het intakegesprek. Dit gesprek is vaak lang en ongestructureerd, en kent daarmee de hoogste administratieve last.

Voor de technische invulling kozen we voor Microsoft Word en Microsoft Copilot. Deze keuze was relatief laagdrempelig, omdat Copilot al beschikbaar was bij Fivoor en bovendien voldeed aan alle privacy- en veiligheidseisen voor patiëntgegevens. Met deze tools genereert de AI een transcript van het gesprek dat vervolgens op basis van een gestructureerde instructie automatisch wordt verwerkt tot een conceptverslag in EPD-structuur.

Om de oplossing goed te testen, richtten we deze in met drie behandelaren. Samen evalueerden we de effectiviteit, veiligheid (via een DPIA) en het gebruiksgemak. Na een formeel akkoord van de directie en ICT konden we vervolgens starten met de pilot.

“We zijn klein gestart met een helder afgebakende usecase. Zo houden we het overzichtelijk, meetbaar en implementeerbaar.”
— Nathan Fopma, projectleider Allegro Medical

Leren van ervaring: de pilot bij GGz Centraal

De pilot bij Fivoor staat niet op zichzelf. Onze consultants Nathan Fopma en Ineth Bekker waren in 2024 al betrokken bij een grote AI-pilot bij GGz Centraal, waar zes behandelteams AI-assistenten testten voor het voorbereiden van gesprekken, het genereren van verslagen en het opstellen van brieven. Deze eerdere ervaring heeft ons waardevolle inzichten opgeleverd die we direct konden toepassen bij Fivoor.

Uit die pilot bleek dat de techniek zeker werkt: AI maakt goed gestructureerde verslagen en levert aanzienlijke tijdwinst, vooral bij intakes. Tegelijkertijd werd duidelijk dat techniek alleen niet voldoende is. Een deel van de behandelaren haakte voortijdig af, wat het belang onderstreepte van goede begeleiding, training en een heldere adoptiestrategie.

“Het begint met klein beginnen en kort cyclisch werken. Zorgprofessionals moeten hun rol pakken – zij weten als geen ander wat werkt in hun proces. En laten we de menselijke kant niet vergeten: samenwerken met AI vraagt ook iets van mensen.”
— Ineth Bekker, consultant Allegro Medical

Deze lessen vormden de basis voor onze aanpak bij Fivoor. Door best practices slim te hergebruiken én kritisch te kijken naar wat beter kan, ontstaat een oplossing die niet alleen technisch werkt, maar ook echt gedragen wordt in de praktijk.

Wat levert het op?

Op basis van de eerdere pilot bij GGz Centraal en de eerste verkenningen binnen Fivoor verwachten we een tijdsbesparing van circa 25% op de indirecte tijd. Concreet betekent dit dat behandelaren minder tijd kwijt zijn aan verslaglegging na een intakegesprek, en meer tijd overhouden voor directe patiëntenzorg.

Naast deze administratieve verlichting verwachten we ook een toename in werkplezier en een daling van de ervaren werkdruk. Doordat de AI een eerste conceptverslag genereert op basis van het gespreksverslag, kunnen behandelaren zich meer richten op de inhoud en minder op de vorm. Daarbij blijft de professional altijd in regie: de AI doet een voorzet, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de behandelaar.

Een bijkomend voordeel is de mogelijke verbetering van de verslagleggingskwaliteit. De AI zorgt voor structuur en consistentie, wat met name bij lange intakegesprekken kan helpen om relevante informatie beter vast te leggen. Deze kwaliteitswinst is geen primaire doelstelling van de pilot, maar wordt wel actief gemonitord.

“We verwachten niet alleen tijdwinst, maar ook een positieve verandering in hoe behandelaren hun werk ervaren. Het enthousiasme van zowel behandelaren als cliënten in de testfase is veelbelovend.”
— Nathan Fopma

De stem uit de praktijk

Behandelaar Luuk van Meurs is nauw betrokken bij de voorbereiding van de pilot en ziet duidelijke voordelen in de inzet van spraakgestuurde AI: de verslaglegging verloopt sneller én vollediger. Dat scheelt niet alleen tijd na een gesprek, maar verhoogt ook de kwaliteit van de registratie.

Tegelijkertijd benadrukt hij dat het om meer gaat dan alleen tijdwinst. Te uitgebreide verslagen kunnen de rode draad in een behandeling vertroebelen, en tijdwinst mag geen excuus worden om de productie op te voeren. Voor hem ligt het echte succes elders:

“Het grote succes zou zijn als alle administratieve taken veel minder moeite en tijd kosten. De energie die daardoor vrijkomt kan worden gestoken in kwaliteitsverbetering: hoe kunnen we betere psychologen worden, hoe kunnen we meer van elkaar leren en als team beter samenwerken.”

Ook het proces zelf ervaart hij als waardevol. De wekelijkse bijeenkomsten en de continuïteit vanuit de projectgroep zorgen ervoor dat behandelaren betrokken blijven, ondanks de drukte van alledag. Die betrokkenheid noemt Luuk een cruciale voorwaarde voor succes. Daarnaast onderstreept hij dat randvoorwaarden op orde moeten zijn: technische middelen, basiskennis van ICT, en vooral motivatie. De bereidheid om te veranderen is niet vanzelfsprekend, en daarom is begeleiding essentieel.

“Ik denk dat de sturing en continuïteit heel belangrijk is – dat iemand er constant mee bezig is en dat laat zien.”