De polikliniek van de toekomst bij het Flevoziekenhuis

Het Flevoziekenhuis heeft de ambitie om haar poliklinieken toekomstbestendig in te richten. Als onderdeel  hiervan startte het ziekenhuis met het programma ‘Polikliniek van de toekomst’. Het doel? Duurzame verbetering en (kosten-)efficiëntere inrichting van de poliklinieken. Een groot programma gericht op standaardisatie, digitalisering en optimalisatie van de poliklinieken.

Door de gestelde ambities, strakke tijdlijnen én beperkte interne capaciteit had het Flevoziekenhuis behoefte aan externe hulp, expertise en daadkracht. Daarom schakelde het ziekenhuis Allegro Medical in, een reeds bekende partner binnen het ziekenhuis. De opdracht? In korte tijd:

• concretiseren van bestaande thema’s naar samenhangend programma;
• opstellen van een projectenoverzicht met heldere doelstellingen;
• uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek op de gestelde doelstellingen en tijdlijnen; en
• ontwikkelen van een aanpak voor de uitvoer van het programma.

Aanpak: pragmatisch, participatief en resultaatgericht

Tijdens een kort, intensief samenwerkingstraject met alle betrokkenen in het ziekenhuis heeft Allegro een verdieping uitgevoerd op de bestaande thema’s, losse projecten (en ideeën) gebundeld en de verwachte impact ervan inzichtelijk gemaakt. Om dit te bereiken hebben we van de verschillende thema’s en projectideeën de bijdrage aan de doelstellingen vastgesteld, de samenhang met andere projecten onderzocht en een planning opgesteld. Daarbij is ook het draagvlak voor de diverse projecten getoetst en een financiële doorrekening gemaakt. Om tot een snel resultaat te komen was er wekelijkse afstemming met de bestaande multidisciplinaire werkgroep. Zo kon het plan van aanpak op inhoud getoetst, bijgeschaafd en verrijkt worden.                                                                    

Resultaat: een haalbaar en uitvoerbaar programmaplan

In twee maanden tijd heeft Allegro Medical een breed gedragen plan van aanpak, met een helder overzicht van projecten, duidelijke programma aanpak en een aantoonbaar besparingspotentieel passend bij de gestelde doelstelling vanuit het ziekenhuis opgeleverd. De projecten binnen het programma zijn zo opgesteld dat ze optimaal op elkaar zijn afgestemd en ze aansluiten bij zowel de ziekenhuisbrede verbeterinitiatieven als de werkwijze op de poliklinieken.

“Het mooie van dit plan is dat we losse initiatieven en projecten snel hebben kunnen bundelen in een programmaplan. Door dit in gezamenlijkheid met alle betrokkenen op te pakken, betekent dit draagvlak en commitment binnen het ziekenhuis. Ik kijk ontzettend uit naar de volgende fase: het plan uitvoeren te integreren in de werkwijze op de poliklinieken.” – Rosanne Geesink, adviseur en zorgvernieuwer bij Allegro Medical

De belangrijkste les uit dit intensieve project is het nauw betrokken houden van alle relevante stakeholders. Dit vroeg om continue communicatie, inzicht in de dagelijkse praktijk en alle uitdagingen die daarbij horen. Samen met de verantwoordelijke manager en projectmanager in het ziekenhuis heeft Allegro hier veel tijd en aandacht aan besteed, met daarbij altijd oog te houden voor de haalbaarheid van de uitvoer van het plan, de tijdlijnen en besparingen.

Hoe verder? Uitvoer programma

Na goedkeuring van het plan van aanpak wordt overgegaan tot uitvoering. Dit doen we aan de hand van een programma met duidelijke doelstellingen, een heldere structuur en doelgerichte aanpak. Met behulp van agile scrum elementen gaan we kortcyclisch aan de slag, we zijn hiermee flexibel en wendbaar en er is ruimte voor andere waardevolle initiatieven die bijdragen aan de polikliniek van de toekomst. Binnen de uitvoer van het programma zal het ziekenhuis zich onder andere richten op:

• Digitalisering, online afspraken inplannen, digitaal orderen en digitale communicatie;
• Standaardisatie, uniforme patiëntreis en efficiënter inzetten en uitwisselen van mensen en middelen;
• Optimalisatie, poli-raster en spreekuurplanning en inzet Patiënt Contact Centrum

Ook werken aan een toekomstbestendige polikliniek? Neem contact op met Allegro Medical en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.