Vijf stappen voor een succesvolle implementatie van het LIR

Vijf stappen voor een succesvolle implementatie van het LIR

Sinds juli 2018 moeten alle ziekenhuizen zich voorbereiden op de invoering van het Landelijk Implantaten Register (LIR). Het LIR is een centrale database waarin ieder implantaat zo vastgelegd moet zijn dat het herkenbaar, actueel en traceerbaar is. De kosten hiervoor bedragen volgens de regeldruktoets van november 2017 landelijk zo’n 10 miljoen per jaar, met een initiële investering van 18,5 miljoen. Hoe zorgen we ervoor dat deze uitgaven tot de juiste baten leiden? Dit artikel geeft vijf stappen die genomen moeten worden bij een succesvolle LIR implementatie.

De vijf stappen van een succesvolle LIR implementatie:

  1. Inventarisatie van implantaten op de inclusielijst
  2. De keuze en inrichting van een registratiesysteem
  3. Eenvoudige vastlegging door scannen en een koppeling met het LIR
  4. Stamdata van de implantaten op orde
  5. Geautomatiseerd voorraadbeheer in het operatiecomplex en andere operatiekamers

Stap 1: Inventarisatie van implantaten op de inclusielijst

De registratie in het LIR begint met de implantaten die op de inclusielijst staat. Op deze inclusielijst staan op dit moment 11 implantaatgroepen, de komende jaren zullen er steeds meer bij komen. Alle implantaten op de lijst die geplaatst worden moeten per juli 2018 aangeleverd worden aan het landelijke implantatenregister. De eerste stap in de voorbereiding is dus om te achterhalen welke implantaten door de zorgorganisatie geplaatst worden.

Deels is dit op te vragen bij de afdeling Inkoop, in de overige gevallen betekent het een inventarisatie maken in samenwerking met medisch specialisten. In deze ronde langs de specialisten kan direct achterhaald worden welke registraties er al plaatsvinden en op welke plekken in het ziekenhuis de implantaten geplaatst worden.

Stap 2: De keuze en inrichting van een registratiesysteem

Veel ziekenhuizen registeren nu al de geplaatste implantaten. Dit gebeurt echter vaak op een niet gestructureerde wijze, waardoor de gegevens niet gereed zijn voor aanlevering aan het LIR. Gestructureerd betekent dat alle benodigde informatie van een implantaat wordt vastgelegd (in een vast format), namelijk: GTIN, batch-/lotnummer, producttype, serienummer, vervaldatum, zorgaanbieder en datum van implantatie.

Een belangrijke afweging is hoe het ziekenhuis de gegevens vast gaat leggen. Dit kan in een speciaal implantatenregistratiesysteem, in het ERP en in het EPD. Het voordeel van registratie in het EPD, is dat alle informatie dan op één plek staat. Dat levert voordelen op voor aanlevering bij het LIR, maar ook bij het delen van informatie met de patiënt. Zo kan meteen worden voldaan aan de VIPP-eisen en is de oplossing toekomstbestendig. Ook voor gebruikers is het gemakkelijker als alles in één applicatie kan worden vastgelegd. Op die manier hoeft op de OK alleen het EPD open te staan, voor inzage in de patiëntgegevens, registratie van de implantaten en het verslag van de operatie.

Naast deze medische registratie heeft een deel van de registratie voor het LIR te maken met logistiek. Ook dit kan in verschillende systemen worden vastgelegd. Het ERP is specifiek gebouwd om dit soort processen uit te voeren en is meteen gekoppeld aan de financiële en inkoopadministratie. Door de logistieke vastlegging in het ERP te doen, wordt een artikelbestand opgebouwd dat via een koppeling doorgesluisd kan worden naar het EPD. Als in het EPD vervolgens een implantaat als verbruikt wordt geregistreerd, kan er een signaal naar het ERP, zodat de voorraad wordt afgeboekt. Het slim inrichten van de systemen biedt zo naast de wettelijke vereisten ook voordelen voor de processen in de organisatie.

Stap 3: Eenvoudige vastlegging door scannen en een koppeling met het LIR

Het registeren van implantaten, bijvoorbeeld op de OK, verhoogt de registratiedruk. Het is daarom belangrijk dat registratie zo eenvoudig mogelijk is. Vrijwel alle EPD-systemen hebben de mogelijkheid om barcodes van implantaten te scannen en zo met één handeling GTIN, batch-/lotnummer, vervaldatum en serienummer vast te leggen. Het lijkt dan ook logisch deze registratie onderdeel te maken van het operatiedossier, waarin ook de andere verplichte onderdelen worden geregistreerd, zoals de datum van de implantatie. Door een koppeling te maken tussen het EPD en het LIR, worden de gegevens automatisch aangeleverd en ontstaat er geen dubbele registratie. EPD-leveranciers werken momenteel aan deze oplossing. Daarnaast zijn er applicaties die in staat zijn om artikel-bronbestanden automatisch bij te werken, een voorbeeld hiervan is GHX.

Stap 4: Stamdata van de implantaten op orde

Implantaten worden tegenwoordig vrijwel standaard aangeleverd met een GS1 barcode, waarin de essentiële gegevens zijn opgenomen. GS1 biedt een abonnement waarin data-uitwisseling tussen leverancier en ziekenhuis wordt gefaciliteerd. De barcodes moeten dan wel bekend zijn in de stamdata van het systeem waarin de geïmplanteerde implantaten worden vastgelegd. Veel ziekenhuizen hebben deze stamdata nog niet op orde. Ga dus zo snel mogelijk aan de slag om de stamdata op orde te krijgen als dit nog niet zo is.

Stap 5: Geautomatiseerd voorraadbeheer in het operatiecomplex en andere operatiekamers

Om te voldoen aan de eisen van het LIR zijn diverse systeem- en proceswijzigingen nodig. Dit is dan ook een uitgelezen kans om andere logistieke verbeteringen door te voeren, zoals voorraadbeheer van implantaten voor de OK en HCK. Registratie van het implantaat tijdens de operatie kan ook direct de voorraad afboeken, en zo nodig een bestelling klaarzetten of zelfs plaatsen. Door dit logistieke voordeel mee te nemen in een LIR-project kunnen allerlei besparingen worden gerealiseerd: de voorraden, voorraadderving en spoedkosten kunnen omlaag. Ook het voorraadbeheer zelf wordt efficiënter worden en er kan een rationalisatie worden uitgevoerd.

De implementatie van het LIR in uw organisatie

ALLEGRO MEDICAL heeft ervaring met de stappen die gezet moeten worden voor het Landelijk Implantaten Register (LIR). We gaan graag in gesprek over de kansen die ontstaan door de implementatie van het LIR in uw zorgorganisatie. Zo kunnen we de registratiedruk verlichten en waar mogelijk procesverbeteringen introduceren. Neem gerust contact met ons op.

Denise van Gorp
Partner en projectleider
E: d.van.gorp@allegromedical.nl
T: 06 31 94 87 85

Maak anderen hierop attent:
Share on LinkedIn
Linkedin
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter