8 tips voor een succesvolle EPD Go Live

De overgang naar een nieuw EPD is een ingrijpende operatie die voorafgaand, tijdens en na de livegang veel hectiek en organisatie met zich meebrengt. In deze periode komt de maandenlange voorbereiding in het project samen met de dagelijkse gang van zaken in de zorg en gaat iedereen gezamenlijk over op een nieuw manier van werken. Het is belangrijk om deze overgang in goede banen te leiden, zowel technisch als organisatorisch. Hoe richt je een goede supportorganisatie in? En hoe kan innovatie bijdragen aan de Go Live van een nieuw EPD? ALLEGRO MEDICAL heeft ruime ervaring met de begeleiding van de livegang bij een EPD-implementatie. In dit artikel geven we 8 tips voor een succesvolle EPD Go Live.

Tip 1: Stel een team samen om de livegang van het EPD te begeleiden

Het organiseren van een Go Live lijkt bij aanvang van een project vaak nog ver weg en een fluitje van een cent. Maar zodra het project van start gaat, ligt de focus op het werkend krijgen van het systeem en de bijbehorende processen en voor je het weet ben je nog maar 6 weken van dé datum verwijderd. Voorkom onrust rondom de livegang en stel op tijd een Go Live-team samen om te zorgen voor een goede organisatie van de livegang. Onderdelen die bij de verantwoordelijkheden van dit Go Live-team horen zijn bijvoorbeeld:

  • Supportorganisatie;
  • Go Live-evenement;
  • Productiereductie, noodprocedure en afstemming in de regio over de acute zorg (indien nodig);
  • Opstellen en uitvoeren (technisch) draaiboek;
  • Besluitvorming zoals go/ no go beslissing stuurgroep;
  • Interne en externe communicatie.

Tip 2: Voorbereiding op de livegang van het EPD heeft tijd nodig

In lijn met tip 1 is het belangrijk om tijdig te beginnen, zes maanden van tevoren is een goede richtlijn. Vaak is het nodig om over te gaan op een tijdelijke productiereductie tijdens de Go Live. Niet alleen omdat er tijdelijk met een noodprocedure (op papier) gewerkt moet worden tijdens de migratie, maar ook omdat het leren werken met een nieuw systeem tijd kost. Een tijdige communicatie over de reductie in de regio is van belang, omdat andere partijen (een deel van) de acute zorgvraag moeten opvangen. Daarnaast zullen ook de afdelingen van het ziekenhuis met de reductie rekening moeten houden bij het inplannen van patiëntafspraken. Begin dus tijdig met het op gang brengen van de juiste interne en externe communicatiestromen.

Tip 3: Richt een supportorganisatie in met een heldere structuur

Na Go Live komen ook de eerste problemen aan het licht. De meest voorkomende problemen hebben te maken met autorisaties (de rechten van de gebruiker) en randapparatuur (denk aan printers). Daarnaast moeten gebruikers wennen aan het nieuwe EPD en hebben ze vragen over het gebruik ervan. Richt voor deze vragen en problemen een supportorganisatie in. Een heldere structuur zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn rol is in het geheel, zodat problemen zo snel mogelijk op de juiste plek terechtkomen en opgelost kunnen worden. Wij werken graag volgens onderstaand schema.

Een heldere structuur in de supportorganisatie zorgt ervoor dat problemen snel opgelost worden.

De supportorganisatie is ingericht rondom Control Centre; het kloppend hard van de Go Live-organisatie. Het bestaat uit het projectmanagement (inclusief medische en verpleegkundige afvaardiging) samen met een vertegenwoordiger uit elke oplosgroep, de locatiemanager(s) en een communicatiemedewerker. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de dagelijkse sturing. Een dagelijkse gezamenlijke stand-up als dagstart en wrap-up als afsluiting is een goede manier om lopende problemen aan te kaarten, eventueel hulp in te schakelen en deze vooral ook snel op te lossen. Door communicatie te laten aansluiten, kunnen de uitkomsten indien nodig direct vertaald worden naar interne of externe communicatie.

Tip 4: Maak een (technisch) draaiboek voor de EPD livegang

Rondom de Go live lopen veel activiteiten tegelijk. Tussen deze activiteiten zitten relaties, denk aan het uitzetten van de koppelingen, het starten van de noodprocedure en het starten van de conversie. Om overzicht te houden op alle activiteiten en onderlinge afhankelijkheden is een draaiboek een nuttig instrument. Tijdens de Go live-periode is het Go live-team verantwoordelijk voor het bijhouden van de status van acties uit het draaiboek, en voor het inschakelen van de juiste personen of partijen wanneer acties vastlopen.

Tip 5: Een Go Live is hét moment voor innovatie

Vanwege de versnelling waarin de organisatie zich tegen het einde van de EPD implementatie bevindt, is er vaak veel mogelijk dat niet in de standaard processen past. Gebruik de ervaringen van andere ziekenhuizen, maar wees dus ook vernieuwend, dit is hét moment. Zo hebben we tijdens een Go Live gebruik gemaakt van een chatbot, een chat met een virtuele medewerker, zoals we kennen van bijvoorbeeld websites van grote banken. Aan deze virtuele medewerker kunnen gebruikers hun vragen stellen en indien nodig een melding maken bij de melddesk. Een chatbot kan de meest voorkomende vragen beantwoorden en zorgt ervoor dat de telefonische bereikbaarheid van de helpdesk voldoende blijft.

Ook hebben we gewerkt met de online tool Trello, waarop we een overzicht bijhielden van alle lopende problemen en activiteiten. Door in de stand-up en wrap-up Trello als leidraad te gebruiken, focus je je op de juiste onderdelen en kan er tijdig bijgestuurd worden.

Tip 6: Investeer in trainingen voor, tijdens en na de Go Live-periode

Vooraf aan de go-live is er een opleidingsperiode, waarin alle medewerkers getraind worden om te kunnen werken met het nieuwe systeem. Door een aantal medewerkers extra te trainen tot echte experts, kunnen zij ondersteuning bieden op de werkvloer en floorsupport bieden voor hun collega’s. Investeren in deze trainingen is niet alleen voor de Go Live-periode waardevol, maar ook voor daarna! Een van de dingen die we geleerd hebben tijdens een Go Live, is dat het ook zeer de moeite is om direct na de Go Live trainingen in te plannen. Zeker de complexe onderwerpen kunnen moeilijk gevangen worden in de korte opleidingsperiode vooraf, waardoor na livegang van het nieuwe EPD veel vragen ontstaan. Denk aan DBC-registratie voor artsen en medicatietoediening voor verpleegkundigen.

Tip 7: Maak de overgang naar het nieuwe EPD leuk

Een Go Live is de leukste periode van een EPD implementatie, maar vraagt ook veel van projectmedewerkers én op de werkvloer. Na de euforie van het ‘omzetten van de knop’ komt de focus te liggen op alles wat niet goed is en kan de sfeer omslaan. Zorg voor voldoende tegenwicht door het enthousiasme vast te houden. Dat begint met het Go live-event, maar besteed ook daarna veel aandacht aan het positieve: neem succesverhalen mee in de communicatie, stuur complimentjes rond (bijvoorbeeld in de vorm van een ludieke ansichtkaart) en trakteer medewerkers op een consumptie in de kantine. Zo’n klein gebaar maakt dat mensen zich gewaardeerd voelen.

Wij hebben bij een Go live eens een masseur ingehuurd, zodat iemand te midden van alle drukte even 20 minuten totaal kon ontspannen. En vergeet niet dat een goede sfeer bij jezelf begint. Enthousiasme is aanstekelijk en houdt de energie in je project. Glimlachen dus, ook als je zelf even een dipje hebt.

Tip 8: Een succesvolle EPD-livegang is het resultaat van samenwerking

Tot slot, de livegang van een nieuw EPD vereist de ultieme samenwerking tussen project- en lijnorganisatie. Een EPD-implementatie is pas succesvol als de lijnorganisatie er daadwerkelijk goed mee werkt. Tijdens de periode voorafgaand aan de livegang is het van belang dat de voorbereiding gedeeld wordt met medewerkers vanuit de hele lijn. Het project zal ervoor moeten zorgen dat de lijn maximaal gefaciliteerd wordt in de voorbereiding, maar het zijn uiteindelijk de afdelingsmanagers die hun afdeling moeten voorbereiden op bijvoorbeeld de noodprocedure. Zorg zoveel mogelijk voor directe lijnen tussen de afdelingen en de projectorganisatie zodat iedereen zich gezien en gehoord voelt voor het harde werk dat er verricht wordt. Het succes van de EPD-implementatie is dan ook een gedeeld succes.

Keep calm and go live

Vlak voor de livegang van het nieuwe EPD kan het voelen alsof er nog heel veel gedaan moet worden, maar de ervaring leert dat iedereen er op het moment toch klaar voor is. De voorbereiding heeft lang genoeg geduurd, het huis staat paraat en er staat een supportorganisatie klaar om problemen op te vangen. Keep calm and go live!

Begeleiding bij de livegang van een nieuw EPD

ALLEGRO MEDICAL is gespecialiseerd in het succesvol live-brengen van nieuwe EPD’s, zoals HiX. Door onze op samenwerking gebaseerde aanpak weten wij deze prestatie samen met het ziekenhuis op een leuke manier voor elkaar te krijgen. Wij weten wat er gaat gebeuren, wat hiervoor geregeld moet worden en wat er nodig is om mensen te enthousiasmeren voor deze bijzondere gebeurtenis. Dit levert niet alleen efficiëntie op, maar ontzorgt ook het ziekenhuis en geeft vertrouwen in een goede start met het nieuwe EPD. Heeft uw zorginstelling binnenkort te maken met een livegang of andere grote verandering, neem dan gerust contact op voor advies of begeleiding.

Denise van Gorp
Partner en projectleider
E: d.van.gorp@allegromedical.nl
T: 06 31 94 87 85

Maak anderen hierop attent:
Share on LinkedIn
Linkedin
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *